„Ach, das merke ich mir. Muss ich nicht extra aufschreiben.“
Du telefonierst mit einer Kollegin. Sie bittet Dich, ihr noch schnell ein paar Unterlagen zu schicken. Du sagst zu, legst auf und arbeitest weiter. Schließlich ist das keine große Sache. Die Unterlagen zu verschicken dauert vielleicht zwei Minuten.
Am nächsten Morgen kommt eine E-Mail: „Kannst Du mir die Unterlagen bitte noch schicken?“
Mist. Komplett vergessen.
Kommt Dir bekannt vor?
Gerade kleine Aufgaben vergessen wir besonders leicht. Nicht unbedingt, weil sie unwichtig sind, sondern weil wir glauben, sie uns problemlos merken zu können.
Und genau das ist der Denkfehler.
Warum wir gerade kleine Aufgaben vergessen
Wenn eine größere Aufgabe ansteht, halten wir sie meistens fest. Eine Präsentation vorbereiten, einen wichtigen Termin vereinbaren oder Unterlagen für die Steuer zusammenstellen – solche Dinge landen auf unserer Aufgabenliste.
Bei kleinen Aufgaben sieht das häufig anders aus.
Einer Kollegin einen Link schicken.
Einen Termin bestätigen.
Eine kurze Rückfrage beantworten.
Ein Formular unterschreiben.
Jemanden zurückrufen.
Wir denken: „Das mache ich später schnell.“
Und weil die Aufgabe so überschaubar erscheint, schreiben wir sie nicht auf.
Dabei verwechseln wir zwei Dinge: Wie lange eine Aufgabe dauert und wie zuverlässig wir uns später daran erinnern.
Ob Du zwei Minuten oder zwei Stunden für eine Aufgabe brauchst, sagt nichts darüber aus, ob sie Dir im richtigen Moment wieder einfällt.
Warum Dein Gedächtnis keine verlässliche Aufgabenliste ist
In dem Moment, in dem Du Deiner Kollegin versprichst, die Unterlagen zu schicken, weißt Du genau, was zu tun ist.
Du hast die Aufgabe verstanden und bist fest davon überzeugt, dass Du später daran denken wirst.
Doch dann geht Dein Arbeitstag weiter.
Eine neue E-Mail trifft ein. Das Telefon klingelt. Eine Besprechung beginnt. Jemand hat eine Rückfrage.
Und irgendwann ist die kleine Zusage aus Deinen Gedanken verschwunden.
Das Problem ist nicht unbedingt, dass Du die Information vergessen hast. Häufig fehlt schlicht der passende Auslöser, der Dich im richtigen Moment wieder daran erinnert.
Vielleicht fällt Dir die Aufgabe abends beim Zähneputzen wieder ein. Vielleicht am nächsten Tag. Vielleicht aber auch erst dann, wenn jemand nachfragt.
Eine Aufgabe im Kopf zu haben, bedeutet noch lange nicht, dass Du sie zuverlässig erfasst hast.
Solange Du Dich darauf verlässt, später wieder daran zu denken, bleibt die Erledigung von Deiner Erinnerung abhängig.
Wie aus vielen kleinen Aufgaben schnell ein unübersichtlicher Berg wird
Eine vergessene Kleinigkeit ist meistens kein Drama.
Aber überlege einmal, wie viele solcher Aufgaben an einem normalen Tag entstehen.
Du versprichst, jemandem etwas zu schicken. Deine Tochter erinnert Dich an einen Zettel für die Schule. Du möchtest noch einen Termin vereinbaren. Beim Lesen einer E-Mail fällt Dir ein, dass Du eine Rechnung prüfen musst.
Jede einzelne Aufgabe erscheint überschaubar.
Und jedes Mal denkst Du: „Das merke ich mir.“
Doch im Laufe des Tages sammeln sich immer mehr offene Dinge an.
Einige stehen in Deinen E-Mails. Andere auf einem Zettel. Manche in einer App. Und wieder andere ausschließlich in Deinem Kopf.
Irgendwann weißt Du nicht mehr genau, was eigentlich noch alles offen ist.
Vielleicht kennst Du dieses Gefühl am Abend: Du hast viel erledigt, kannst aber trotzdem nicht richtig abschalten, weil Du denkst, dass Du irgendetwas vergessen hast.
Nicht die einzelnen kleinen Aufgaben sind das größte Problem. Sondern der fehlende vollständige Überblick.
Aufgaben erfassen ist nicht dasselbe wie Aufgaben erledigen
Vielleicht denkst Du jetzt: „Wenn ich jede Kleinigkeit aufschreibe, wird meine Aufgabenliste doch endlos lang.“ Das kann zunächst tatsächlich so aussehen.
Aber dabei ist eine Unterscheidung wichtig:
Eine Aufgabe zu erfassen bedeutet nicht, dass Du sie sofort erledigen musst.
Beim Erfassen geht es ausschließlich darum, festzuhalten, was noch offen ist.
Du musst in diesem Moment weder entscheiden, wie wichtig die Aufgabe ist, noch wann Du sie erledigen möchtest. Und Du musst auch nicht sofort damit anfangen.
Du sorgst lediglich dafür, dass sie nicht verloren geht.
Erst wenn Du Deine Aufgaben vollständig vor Dir hast, kannst Du Dich im nächsten Schritt damit beschäftigen, wie Du sie organisierst und in Deinen Alltag integrierst.
So verhinderst Du, dass kleine Aufgaben untergehen
Du brauchst dafür kein kompliziertes System. Drei einfache Gewohnheiten können bereits einen großen Unterschied machen.
1. Erfasse Aufgaben sofort, wenn sie entstehen
Wenn Du jemandem etwas zusagst oder Dir eine neue Aufgabe einfällt, halte sie möglichst direkt fest.
Nicht erst nach dem nächsten Meeting oder wenn Du wieder am Schreibtisch sitzt.
Je länger Du wartest, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass etwas anderes Deine Aufmerksamkeit beansprucht.
Ein kurzer Eintrag reicht völlig aus.
2. Formuliere die Aufgabe als konkrete Handlung
Schreibe nicht einfach „Sabine“ oder „Unterlagen“ auf Deine Liste.
Halte fest, was Du tatsächlich tun möchtest.
Zum Beispiel:
„Sabine die aktualisierten Zahlen schicken.“
So musst Du später nicht erst überlegen, was mit Deiner Notiz gemeint war.
3. Nutze einen verlässlichen Sammelort
Eine Aufgabe auf einem Post-it, eine weitere in der Notizen-App und die nächste auf der Rückseite eines Briefumschlags – damit hast Du zwar etwas notiert, aber noch keinen vollständigen Überblick.
Entscheide Dich deshalb für einen zentralen Sammelort, an dem Deine offenen Aufgaben zusammenlaufen.
Ob Du dafür eine App, ein digitales Board oder ein Notizbuch verwendest, ist zweitrangig.
Wichtig ist, dass Du weißt, wo Du Deine Aufgaben wiederfindest.
Eine kleine Übung für Deinen Alltag
Achte heute einmal bewusst darauf, wie oft Du denkst:
„Das merke ich mir schon.“
„Daran denke ich später.“
„Das mache ich gleich.“
Jedes Mal, wenn dieser Gedanke auftaucht, halte die Aufgabe direkt fest. Du musst sie nicht sofort erledigen und auch noch nicht einplanen.
Sammle sie einfach.
Am Ende des Tages kannst Du Dir anschauen, wie viele kleine Aufgaben zusammengekommen sind, die Du sonst vermutlich im Kopf behalten hättest. Vielleicht wirst Du überrascht sein.
Fazit: Du musst Dir nicht alles merken
Kleine Aufgaben verschwinden nicht deshalb aus unserem Blickfeld, weil sie besonders schwierig wären.
Sie gehen häufig unter, weil wir sie unterschätzen und uns darauf verlassen, dass sie uns später schon wieder einfallen werden.
Dabei ist die Lösung erstaunlich einfach:
Nicht versuchen, an alles zu denken. Sondern dafür sorgen, dass Du nicht mehr an alles denken musst.
Wenn Du Deine Aufgaben konsequent erfasst und an einem verlässlichen Ort sammelst, schaffst Du die Grundlage für einen vollständigen Überblick.
Und Du musst Dich nicht länger fragen, was Du möglicherweise vergessen hast.
Schluss mit den Aufgaben, die irgendwo verschwinden
Du hast Aufgaben in E-Mails, auf Zetteln, in verschiedenen Apps und vor allem im Kopf?
In meinem Kurs SORT – Alle Aufgaben auf einen Blick zeige ich Dir, wie Du Deine offenen Aufgaben vollständig erfasst und in erste übersichtliche Kategorien bringst.
Damit Du endlich weißt, was noch zu tun ist.
FAQ - Häufige Fragen zum Vergessen kleiner Aufgaben
Weil wir kleine Aufgaben häufig unterschätzen. Wir denken, dass wir uns eine kurze Rückmeldung oder einen Anruf problemlos merken können. Doch sobald andere Dinge unsere Aufmerksamkeit beanspruchen, verschwindet die Aufgabe aus unserem Bewusstsein. Deshalb solltest Du auch kleine Aufgaben direkt erfassen.
Gewöhne Dir an, jede neue Aufgabe möglichst sofort festzuhalten. Nutze dafür einen verlässlichen Sammelort, an dem alle offenen Aufgaben zusammenlaufen. So bist Du nicht darauf angewiesen, dass Dir eine Aufgabe später von selbst wieder einfällt.
Nicht jede spontane Idee muss automatisch zu einer Aufgabe werden. Aber wenn Du etwas tatsächlich noch erledigen möchtest oder jemandem etwas zugesagt hast, solltest Du es erfassen. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Erledigung zwei Minuten oder zwei Stunden dauert.
Wenn eine E-Mail eine konkrete Aufgabe enthält, übertrage diese an Deinen zentralen Sammelort. Formuliere dabei möglichst genau, was zu tun ist, beispielsweise „Sabine die aktualisierten Zahlen schicken“. So musst Du später nicht Dein gesamtes Postfach durchsuchen.
Sammle zunächst alle offenen Aufgaben aus Deinen bisherigen Notizen, Apps, E-Mails und Listen an einem Ort. Anschließend kannst Du sie in erste sinnvolle Kategorien einteilen. Entscheidend ist, dass Du künftig einen verlässlichen Ort hast, an dem Deine Aufgaben zusammenlaufen.