Mein praxiserprobtes Tool-Setup: Google Kalender, Notion, Trello & Notizbuch – klar kombiniert, damit Planung leicht wird. Für ein Zeitmanagement System, das zu Dir passt.
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Weitere InformationenWarum Tool-Chaos entsteht (und wie du es vermeidest)
Viele suchen die eine App, die alles kann – und landen in Endlosschleifen aus Testen, Migrieren, Frustrieren. Der bessere Weg: Wenige Tools mit klaren Rollen, verbunden durch einfache Routinen. So bleibt dein Kopf frei, und dein System trägt dich – nicht umgekehrt.
Prinzipien meines Setups
- Ein Ort der Wahrheit pro Zweck (Termine, Wissen, Aufgaben).
- So wenig wie möglich, so viel wie nötig.
- Routinen schließen den Loop (nichts bleibt lose).
Die Rollenverteilung: Wer macht was?
Google Kalender – Zeit, Termine & Blöcke
- Fixtermine: Kund:innen, Arzt, Schule – alles mit anderen Beteiligten.
- Owned Time: Pausen, Sport, Erholung (werden genauso geblockt).
- Routinen: z. B. Di Vormittag Finanzen, Mo Content-Vorbereitung.
- Zeitblöcke: thematische Arbeitsfenster („Website-Block“, „Produkt-Block“).
Warum Kalender? Zeit ist endlich. Was keinen Platz im Kalender findet, passiert selten.
Notion – Zentrale für Projekte, Wissen & Privat
- Business-Bereiche: Content, Kund:innen, Produkte, Admin/Finanzen.
- Private Themen: Haushalt, Renovieren, Familien-/Ausflugsliste.
- Struktur: Datenbanken & Seiten für Projekte, Notizen, Meilensteine.
- Kundennotizen: Vor-/Nachbereitung, Protokolle, Ideenablage.
Warum Notion? All-in-one Wissensbasis: alles, was bleiben soll, bekommt hier ein Zuhause.
Trello – Redaktionsplan & schlanke Aufgabenliste
- Redaktionsplan: Kanban mit Labels (Podcast, Newsletter, Blog, WhatsApp).
- Aufgabenboard: Spalten „Sofort“, „Nächste 7 Tage“, „>7 Tage“.
- Minis: eigene Label/Spalte für Aufgaben <10–15 Min (Lückenfüller).
- Kalender-Power-Up möglich für Überblick.
Warum Trello zusätzlich? Haptisches Kanban fühlt sich leicht an – perfekt für Content & operative Aufgaben. (Notion-Boards sind mächtig, visuell aber nüchterner.)
Papier/Notizbuch – Tagesfokus & Klarheit
- Morgens: handschriftlich Top-3 des Tages + konkrete Steps pro Block.
- Markierungssystem: Ideen bekommen z. B. einen ○-Kringel → müssen später in Notion/Trello überführtwerden.
- Motivation: Haken setzen wirkt – simpel und effektiv.
Warum analog? Schreiben verlangsamt angenehm, schärft Fokus und Entscheidung.
Der Loop-Close: So bleibt nichts liegen
Lose Zettel, Post-its, Sprachnachrichten an mich selbst (z. B. WhatsApp-Gruppe mit mir): Freitags 15 Minuten „alles einsammeln & überführen“ → in Notion (Wissen/Projekte) oder Trello (Aufgabe).
Regel: Nichts darf dauerhaft außerhalb des Systems weiterleben.
Was (aktuell) nicht im Setup ist – und warum
- Asana/Monday: starke Projektsteuerung, aber für mein Solo-Setup overhead; mir fehlt die leichte Wissens-/Notiz-Zentrale.
- TickTick (Pro): spannend, weil Aufgaben direkt im Kalender geplant werden können. Ich beobachte das – könnte eine künftige Alternative für die enge Kalender-Verzahnung werden.
- CRM (HubSpot): zieht (leicht) ein – für Kundenbeziehungen & Pipeline. Kein Planungstool, ergänzt aber den Arbeitsfluss.
So baust du dir dein System in 60–90 Minuten
Schritt 1: Rollen festlegen
- Zeit → Google Kalender
- Wissen/Projekte → Notion
- Aufgaben/Content → Trello
- Tagesfokus → Papier
Wenn du lieber alles digital willst: Ersetze Papier durch eine einfache „Heute“-Seite in Notion – aber halte es minimal.
Schritt 2: Minimal-Struktur anlegen
Kalender: eigene Kalenderfarben für Termine, Routinen, Blöcke.
Notion: Dashboard mit Kacheln (Business, Privat), je eine DB „Projekte“, „Notizen“.
Trello: Listen „Sofort“, „7 Tage“, „>7 Tage“, „Minis“ + Board „Redaktion“.
Schritt 3: Routinen verankern
- Täglich: morgens Top-3 & Block-Steps, abends 5-Min-Reset (offenes notieren).
- Wöchentlich: So/Fr 20 Min Wochenblick (Reflexion, Blöcke setzen), Fr 15 Min Loop-Close (alles überführen).
Schritt 4: Regeln, die alles leicht machen
- Eine Erfassungsregel: Neues kommt sofort in Trello/Notion (oder als Zwischenstopp in die eigene WhatsApp-Sprachnachricht).
- Block-Disziplin: pünktlich starten und pünktlich aufhören. Überziehen frisst den nächsten Block.
- Puffer: nur 70–80 % der Woche verplanen.
- Minis bündeln: am Blockende oder in eigenem Mini-Block.
Beispiele aus meinem Alltag
Content
- Trello Redaktionsplan → Karte wandert: Idee → Outline → Produktion → Veröffentlichung → Repurpose.
- Begleitnotizen/Briefings liegen in Notion (Langform, Assets).
Kund:innen & Admin
- Termine & Sessions im Kalender.
- Notion hält Gesprächsnotizen, Aufgaben entstehen daraus → Trello (mit Label „Kundin X“).
- Dienstag Finanzen als fixer Kalenderblock; Checkliste in Notion.
Privat
- Familien-/Ausflugsliste (Notion) → konkrete Erledigung (Trello) → Slot im Kalender.
Häufige Stolpersteine – schnelle Lösungen
- Zu viele Tools? → Streiche eines. Faustregel: max. 3 (+ Papier).
- Kanban wird unübersichtlich? → Nur aktive Spalten sichtbar, alte Karten archivieren.
- Vergisst du, Dinge zu überführen? → Kalendertermin „Loop-Close“ + sichtbarer Trigger (Sticker am Monitor).
- Zeit schätzen fällt schwer? → Schätze grob, notiere „geplant vs. gebraucht“ – Lernkurve kommt in 2–3 Wochen.
Fazit: Klar getrennte Rollen, leichtes Zusammenspiel
Nicht das Tool macht dich produktiv, sondern klare Zuständigkeiten + fixe Routinen. Mit Google Kalender (Zeit), Notion (Wissen/Projekte), Trello (Aufgaben/Content) und Papier (Fokus) entsteht ein System, das stabil ist – und sich trotzdem flexibel anfühlt. Baue es schlank, nutze es täglich, schließe den Loop wöchentlich. Der Rest ist Umsetzung.
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