#138 – Warum du nur eine To-Do-Liste brauchst

1000 Zettel, Post-its am Monitor, eine App für privat, eine für Business, dazu „hab ich im Kopf“… und trotzdem das Gefühl, ständig etwas zu vergessen?

Genau darüber spricht die Podcastfolge „Warum du nur eine To-Do-Liste brauchst“ – und der Kern ist überraschend klar:

Du brauchst nicht mehr Listen. Du brauchst eine zentrale, gut gepflegte.

In diesem Artikel zeige ich dir,

  • warum mehrere To-Do-Listen dich eher blockieren als unterstützen,
  • wie eine Master-To-Do-Liste (nenn sie ruhig „Günter“) dir Sicherheit gibt
  • und wie du sie konkret für deine Wochen- und Tagesplanung nutzt.

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Warum deine aktuelle To-Do-Struktur dich heimlich (oder unheimlich) stresst

Viele arbeiten so:

  • Ein bisschen Aufgaben in einer App
  • Ein paar Stichworte im Notizbuch
  • Einkaufszettel auf Papier
  • Post-its im Büro
  • Und der Rest „im Kopf“

Das Problem:

Du hast keine einzige Stelle, auf die du dich wirklich verlassen kannst.

Typische Effekte von „zu vielen Orten“

  • Duplikate: dieselbe Aufgabe steht mehrfach – der Berg wirkt größer als er ist.
  • Widersprüche: Was stimmt jetzt – die Notiz im Journal oder der Eintrag in der App?
  • Unklare Wahrheit: Du weißt nicht mehr, wo „die aktuelle Version“ deiner Aufgaben liegt.
  • Kopfkino: Der Gedanke „Ich darf das nicht vergessen“ kommt immer wieder hoch, weil dein Gehirn weiß: Hier ist nichts sicher abgelegt.

Genau wie bei zwei Kalendern (Papier + digital) führt das irgendwann zu:

Du vertraust keinem System mehr – und alles fühlt sich unsicher an.

Die Lösung: Eine zentrale Master-To-Do-Liste

Der entscheidende Schritt ist radikal einfach:

Eine einzige Liste als „Single Source of Truth“ für alle Aufgaben.

Ob du sie

  • To-Do-Liste

  • Aufgabenliste

  • Masterliste

    oder Günter nennst – egal. Wichtig ist:

  • Alles landet dort.

  • Du weißt: „Wenn es wichtig ist, steht es in dieser Liste.“

  • Du nutzt diese Liste aktiv für Wochenplanung, Tagesplanung & Reflexion.

Diese eine Liste ist kein Friedhof, sondern dein zentrales Steuerungsinstrument.

Schritt 1: Alles raus aus dem Kopf – rein in deine Masterliste

Dein Kopf ist eine Denkmaschine, keine Speichermaschine.

Darum: Braindump.

  1. Nimm dir Zeit (z. B. 20–30 Minuten).
  2. Schreib alles auf, was dir einfällt:
    • Aufgaben
    • Ideen
    • Projekte
    • „Müsste ich eigentlich mal…“
  3. Ohne Bewertung, ohne Sortierung. Einfach raus damit.

Wenn dir in den nächsten Tagen noch etwas einfällt: hinzufügen.

Ziel: Deine Liste wird Schritt für Schritt vollständig genug, dass dein Kopf sich entspannen kann.

Schritt 2: Kategorien geben deiner Liste Struktur

Damit aus dem Chaos eine strukturierte Arbeitsgrundlage wird, gliedere deine Liste in Kategorien. Zum Beispiel:

  • Privat
  • Business
    • Content
    • Kundenbetreuung
    • Projekte
    • Backoffice (Buchhaltung, Steuern, Orga)

Das hat zwei Vorteile:

  1. Du siehst sofort: In welchen Lebens- / Arbeitsbereichen warten Aufgaben auf dich?
  2. Du kannst später deine Zeitblöcke danach ausrichten (z. B. „Content-Block“ → du ziehst passende Aufgaben nur aus der Kategorie Content).

Wichtig: Nicht übertreiben. Zu viele Kategorien machen es nur wieder kompliziert.

Lieber wenige, sinnvolle „Themenkörbe“.

Schritt 3: Wie du unterwegs Ideen sicher einfängst (ohne 10 Systeme zu pflegen)

Natürlich sitzt du nicht 24/7 am Schreibtisch mit deiner Liste vor dir.

Trotzdem fallen dir überall Dinge ein:

  • unter der Dusche
  • im Supermarkt
  • im Auto
  • beim Spaziergang

Hier brauchst du eine Zwischenlösung, aber mit klarem Plan:

Mögliche „Einfang-Methoden“:

  • Post-it / Notizzettel
  • Notizen-App
  • Sprachnachricht an dich selbst (z. B. WhatsApp)

Entscheidend ist nicht wie – sondern dass du den Kreis wieder schließt:

Plane dir 1× pro Woche einen Termin „Eingänge einsammeln“

→ Alles von Zetteln, Sprachnachrichten, Notizen kommt in deine eine Masterliste.

So dürfen Hilfsmittel existieren – aber nur als Zwischenstation, nie als Dauerlösung.

Schritt 4: Deine Masterliste in Bewegung halten – statt "Aufgaben-Friedhof"

Eine gute To-Do-Liste ist:

  1. Vollständig – alles Wichtige steht drin.
  2. Strukturiert – durch Kategorien.
  3. In Bewegung – sie wird benutzt, nicht nur „geführt“.

Du arbeitest aktiv mit ihr:

  • Wöchentlich: für Top-3 der Woche & Überblick
  • Täglich: für die Top-3 des Tages
  • Regelmäßig: zur Reflexion (Was schiebe ich? Warum?)

Die Liste ist nicht das Ziel.

Sie ist das Fundament, auf dem dein Planen & Umsetzen steht.

Von Liste zu Umsetzung: Wochenplanung & Tagesplanung mit deiner Masterliste

1. Wöchentlich: Top-3 der Woche bestimmen

Nutze deine Masterliste, um dir z. B. am Freitag oder Montag zu überlegen:

  • Was sind meine Top-3 der Woche?
  • Welche Aufgaben / Projekte machen am Ende der Woche einen spürbaren Unterschied?

Du musst in der Wochenplanung noch nicht jede Aufgabe genau terminieren.

Wichtiger ist: Fokus-Themen festlegen.

2. Täglich: Top-3 des Tages wählen

Am Morgen (oder am Abend davor) schaust du wieder in deine Masterliste:

  • Welche Aufgaben zahlen auf meine Top-3 der Woche ein?
  • Was sind heute meine Top-3 Aufgaben?

Alles andere bleibt erst mal in der Liste geparkt.

So hast du:

  • einen klaren Fokus,
  • aber gleichzeitig das gute Gefühl: „Der Rest ist sicher aufgehoben.“

Reflexion: Warum Planung oft scheitert – und wie deine Liste hilft

Beispiel:

Du hast für eine Woche 15 Aufgaben geplant (5 Tage × 3 Aufgaben).

Geschafft hast du 5, 10 sind offen geblieben.

Statt „Ich kann das alles nicht“ zu denken, fragst du mit Hilfe deiner Liste:

  • Warum?
    • Zu viel vorgenommen?
    • Unvorhergesehenes?
    • Prokrastination? (und wenn ja: wovor drücke ich mich?)

Die Masterliste hilft dir, realistisch zu werden – nicht perfekt, sondern lernend.

„Aber meine To-Do-Liste wird nie leer!“ – ein wichtiger Mindset-Shift

Gerade als Selbstständige oder Unternehmer:in ist das völlig normal:

Wenn deine To-Do-Liste irgendwann komplett leer ist,

ist das eher ein Zeichen, dass etwas nicht stimmt.

To-Dos sind nicht „der Feind“. Entscheidend ist:

  • Wie selektierst du?
  • Wie integrierst du die Abarbeitung kontinuierlich in deinen Tag?
  • Wie gehst du mit neuen Aufgaben um, ohne in Panik zu verfallen?

Deine Master-To-Do-Liste gibt dir dabei:

  • Sicherheit: Alles Wichtige ist erfasst.
  • Klarheit: Ein Ort, kein Jonglieren mit fünf Systemen.
  • Fokus: Du wählst bewusst aus, statt alles gleichzeitig im Kopf zu haben.

FAQ – Häufige Fragen rund um die eine To-Do-Liste

Brauche ich unbedingt eine App?

Nein. Nutze das, womit du konsequent arbeiten kannst. Papier kann genauso funktionieren – wichtig ist EIN Ort und regelmäßige Pflege.

Was ist mit Einkaufszetteln & spontanen Notizen?

Die dürfen existieren, sind aber Zwischenstationen. Einmal pro Woche: alles in die Masterliste übertragen oder als erledigt abhaken.

Was mache ich mit Aufgaben, die ich immer wieder verschiebe?

Schau bewusst hin:

  • Ist die Aufgabe zu groß? → in kleinere Schritte teilen.
  • Ist sie eigentlich gar nicht wichtig? → streichen.
  • Löst sie Unbehagen aus? → ehrlich fragen: Wovor genau drücke ich mich?

Fazit: Eine gute To-Do-Liste ist ein Teil deines Fundaments

  • Eine Liste statt 10 Orte.
  • Vollständig, strukturiert, in Bewegung.
  • Kombiniert mit Top-3 der Woche und Top-3 des Tages.

So wird deine Masterliste (Günter 😉) zu einem Werkzeug, das dir Klarheit gibt, statt dich anzuschreien.

Lust auf den nächsten Schritt? Reflect & Plan Workshop

Wenn du deine To-Do-Liste nicht nur pflegen, sondern auch in eine klare mittel- und langfristige Planung überführen möchtest:

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📅 3. Dezember 2025, 18:00 Uhr

🎯 Für Jahres-, Quartals- oder Monatsreflexion & -planung

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