Planung ist kein Selbstzweck. Sie soll entlasten, fokusieren und ins Tun führen. Wenn sie sich nach Zwangsjacke oder Bleiwesten anfühlt, blockiert sie genau das. Hier erfährst du, warum Pläne schwer werden – und wie du dein System auf klar, leicht, machbar umstellst.
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Weitere InformationenWoran du „schwere“ Planung erkennst
- Überforderung: Du siehst freie Zeit im Kalender – und weißt trotzdem nicht, wo du anfangen sollst.
- Perfektionsfalle: „Ich starte erst, wenn die Planung perfekt ist.“ Ergebnis: Wochen vergehen, nichts passiert.
- Prokrasti-planen: Du feilst am System, an Boards & Workflows – statt die nächste Aufgabe zu erledigen.
- Tool-Overkill: Trello und Notion und Asana und Excel. Alles spricht miteinander – nur du nicht mehr.
- Fremd-Vorlagen: Du kopierst Setups von anderen, die nicht zu deinem Alltag, deiner Energie, deinem Denken passen.
Gemeinsamer Nenner: Planung als Hindernis, nicht als Hebel.
Leitsatz: Planung ist ein Werkzeug
Ein Werkzeug ist dann gut, wenn es intuitiv funktioniert, leicht anpassbar ist und konsequent genutzt wird. Wird der Plan selbst zur Hürde, brauchst du weniger Komplexität – nicht mehr Disziplin.
Prüffragen für jedes Element deines Systems:
- Klar? Ich weiß exakt, was gemeint ist.
- Leicht? Ich kann sofort loslegen, ohne nachzudenken.
- Machbar? Der Schritt passt in meine verfügbare Zeit & Energie.
Wenn eine Antwort nein lautet → vereinfachen.
Warum Pläne schwer werden – und was du stattdessen tust
1) Mammut-To-dos
„Steuererklärung machen“, „Angebot ausarbeiten“ – das sind Projekte, keine Aufgaben.
Stattdessen: Zerlege in Legosteine (10–45 Min) und benenne den allerersten Schritt:
- „Unterlagenordner anlegen (10 Min)“
- „Rechnungen 2024 sammeln (20 Min)“
- „ELSTER einloggen & Checkliste drucken (15 Min)“
Regel: Kein To-do ohne klaren Startschritt.
2) Planungs-Perfektionismus
Du wartest auf die perfekte Struktur. Die gibt es nicht – nur eine ausreichend gute, die du beim Gehen justierst.
Stattdessen: Iterativ planen. Wähle jetzt eine einfache Version und optimiere im Wochen-Review (15 Min): Was war zu groß? Was halbierst du? Welche zwei Felder nerven → raus damit.
3) Prokrasti-planen
Board polieren, Farben sortieren, Automationen basteln – klingt produktiv, ist oft Vermeidung.
Stattdessen: „Nächster Schritt zuerst“-Regel. Bevor du am System arbeitest, erledige einen Legostein (10–20 Min) aus deiner Top-3. Danach sind 10 Min Systempflege erlaubt – nicht umgekehrt.
4) Tool-Zirkus
Viele Orte = viel Reibung = viel Reue.
Stattdessen: Ein Kalender + ein Aufgabenort.
- Kalender (digital) für Termine, Focus-Blöcke, Puffer, Pausen.
- Ein Aufgabenort (Notizbuch, Notion, Trello, Excel – egal), in dem alles landet und das du täglich öffnest.
System vor Tool: Erst definieren, was passieren soll, wenn eine Aufgabe reinkommt (Eingang → Sortieren → Planen → Erledigen → Review). Danach Tool passend wählen.
5) Fremde Vorbilder
‚Alle‘ machen Notion, also du auch – obwohl du Papier liebst.
Stattdessen: Eigenes Minimum. Nutze, was du gerne anschaust und konsequent benutzt. Paper & Pencil ist valide – kombiniert mit einem digitalen Kalender für Verschieben & Serientermine.
Dein leichtes Minimum: So setzt du um
A) Tagesfokus: Top-3
Wähle täglich drei Dinge:
- 1 Fokus-Legostein (bringt dich deinem Ziel näher)
- 1 Routine (Pflege/Finanzen/Inbox)
- 1 Mini (≤10 Min – Momentum)
Notiere die Startaktion („ELSTER öffnen“, „Outline öffnen“, „Timer 20 Min starten“).
B) Mini-Schritte statt Motivation
Motivation kommt beim Tun, nicht davor. Verlasse dich auf Ritual + Timer:
- Startsignal: Kopfhörer auf, 3 Atemzüge.
- Timer: 20–25 Min Fokus, dann 5 Min Pause.
- Nach jedem Block: „Was ist der nächste Schritt morgen?“ kurz notieren.
C) Planungs-Routinen (kurz & fix)
- Morgens (5–7 Min): Kalender checken, Top-3 festlegen, erstes Startsignal.
- Tagesende (5 Min): Erledigt markieren, „Nächster Schritt“ notieren.
- Wöchentlich (15 Min): Review & Anpassung (zu groß? halbieren; zu viel? streichen).
Kleine, regelmäßige Planung schlägt seltene, epische Plan-Marathons.
D) Flex-Regeln (weil das Leben passiert)
- Ersatzslot sofort buchen: Fällt ein Fokus-Block aus, verschiebst du ihn im Moment des Ausfalls in die Woche.
- 20–30 % Puffer im Kalender.
- Übergänge (5–10 Min) zwischen Terminen: aufstehen, Wasser, Atmen.
- Nicht-stören-Zeiten für Focus & Pausen.
Flexibilität ist Selbstführung, nicht Schwäche.
E) 3-Min-Regel – bewusst nutzen
Kleine Dinge sofort erledigen nur, wenn sie wirklich ≤3 Min sind und deinen Fokus nicht zerhacken. Sonst: in die Mini-Spalte für später.
Die 3 Kontrollfragen, die alles leichter machen
Stelle sie dir bei jedem Plan, jeder Aufgabe, jedem Tool:
- Klar? Weiß ich, was genau zu tun ist?
- Leicht? Ist der Einstieg friktionsarm (Datei/Link/Ort parat, Startsignal klar)?
- Machbar? Passt der Schritt in meine real verfügbare Zeit/Energie?
Wenn nicht: vereinfachen, halbieren, umbenennen – bis alle drei „Ja“ sind.
Beispiel: Vom Bleiklumpen zur Leichtigkeit
Schwer: „Angebot ausarbeiten“ für Dienstag, 2 Std.
Leicht:
- Di 09:00–09:25 „Titel & Nutzen bullets skizzieren“
- Di 09:35–10:00 „Preisoptionen 1–2 notieren“
- Mi 10:30–10:55 „FAQ & Einwand-Buster schreiben“
- Do 15:00–15:20 „Landing-Dok öffnen & Copy einfügen“
Je Block: Datei-Link im Termin, Startsignal, nächster Schritt notiert.
Häufige Stolpersteine & schnelle Korrekturen
- Ich packe zu viel in den Tag. → Top-3 strikt; Rest = „Bonus“.
- Ich vergesse Pausen. → Als Termine blocken; Wecker stellen; kurz rausgehen.
- Ich verliere den Überblick. → Ein Aufgabenort, täglicher Blick; Eingangskorb leeren.
- Ich optimiere statt handle. → Erst 1 Legostein erledigen, dann 10 Min Systempflege.
- Ich scheitere an der Steuererklärung. → Projektplan mit 8–12 Legosteinen; wöchentlicher 20-Min-Slot; sichtbarer Fortschritt.
Fazit: Leichte Planung ist die einzige, die wirkt
Planung darf sich leicht anfühlen. Sie muss dich ins Tun tragen – nicht in ein schöneres Board. Dein Weg dorthin ist kein großer Wurf, sondern eine Reihe kleiner Entscheidungen:
Klarheit vor Cleverness.
Ein Kalender + ein Aufgabenort.
Top-3 täglich, Mini-Schritte, kurze Rituale.
Flex-Regeln statt Schuldgefühl.
Starte heute mit einer Sache: Formuliere einen Legostein, blocke einen 20-Min-Slot – und setz den ersten Haken.